Personalia: Pengertian, Tugasnya dan Fungsinya

Apakah kamu pernah mendengar istilah personalia? Personalia adalah kata yang sering ditemukan dalam dunia kerja. Setiap perusahaan umumnya memiliki personalia.

Personalia juga menjadi bagian yang penting dalam organisasi maupun perusahaan. Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut? Simak artikel berikut ini, ya!

Definisi Personalia

Istilah "personalia" mengacu pada orang-orang yang bekerja untuk organisasi, perusahaan, atau institusi tertentu. Istilah ini mencakup semua individu yang dipekerjakan atau dilibatkan oleh suatu entitas untuk melaksanakan berbagai tugas, fungsi, dan tanggung jawab di dalam organisasi.

Manajemen personalia melibatkan pengelolaan orang-orang pada suatu perusahaan, termasuk tugas-tugas seperti perekrutan, seleksi, pelatihan, evaluasi kinerja, dan kompensasi.

Personalia dapat mencakup karyawan di berbagai tingkatan, seperti eksekutif, manajer, penyelia, dan anggota staf di berbagai departemen atau unit. Mereka secara kolektif bertanggung jawab untuk berkontribusi pada tujuan, sasaran, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.

Istilah "personalia" sering digunakan dalam konteks manajemen sumber daya manusia (SDM). Departemen SDM bertanggung jawab untuk merekrut, memilih, mempekerjakan, melatih, mengembangkan, dan mengelola personil dalam suatu organisasi. Mereka menangani hal-hal yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, seperti kompensasi, tunjangan, evaluasi kinerja, hubungan karyawan, dan masalah-masalah lain yang berhubungan dengan tenaga kerja.

Tugas yang Personalia Lakukan

Berikut adalah penjelasan dari beberapa contoh jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh personalia.

Tugas Administratif

Personalia mungkin bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas administratif seperti menjawab panggilan telepon, menjadwalkan janji temu, mengelola email.

Customer Service

Personalia mungkin bertanggung jawab untuk menyediakan Customer Service, seperti menanggapi pertanyaan dan keluhan, memenuhi kebutuhan pelanggan, dan mengelola hubungan dengan mereka.

Produksi

Personalia dapat bekerja di bagian produksi dan manufaktur, merakit produk, mengoperasikan mesin, dan melakukan pemeriksaan kontrol kualitas.

Penjualan dan Pemasaran

Personalia dapat bekerja pada bidang penjualan dan pemasaran, mempromosikan produk atau layanan, mengembangkan strategi penjualan, dan membangun hubungan dengan pelanggan dan klien.

Sumber Daya Manusia

Personalia dapat bekerja di bidang sumber daya manusia, mengelola proses rekrutmen dan perekrutan, melakukan wawancara, memberikan tunjangan karyawan, dan mengelola hubungan dengan karyawan.

Keuangan

Personalia dapat bekerja di bidang keuangan, mengelola anggaran, memproses penggajian, mengelola hutang dan piutang, dan menganalisis data keuangan.

Teknologi Informasi

Personalia dapat bekerja di bidang teknologi informasi, mengelola jaringan komputer, mengembangkan perangkat lunak dan aplikasi, serta memberikan dukungan teknis.

Ini hanyalah beberapa contoh dari jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh personalia, dan tugas serta tanggung jawab spesifik dapat sangat bervariasi tergantung pada organisasi, industri, dan fungsi pekerjaan.

Fungsi Personalia

Fungsi personalia dalam sebuah organisasi mencakup berbagai tanggung jawab dan aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan dan dukungan tenaga kerja. Fungsi utama personalia meliputi beberapa hal berikut.

Rekrutmen dan Seleksi

Bagian personalia bertanggung jawab untuk menarik, mencari, dan mempekerjakan individu yang memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan di dalam organisasi. Hal ini melibatkan pengembangan deskripsi pekerjaan, mengiklankan posisi, menyaring resume, melakukan wawancara, dan memilih kandidat yang sesuai.

Pelatihan dan Pengembangan

Bagian personalia memfasilitasi pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kinerja mereka. Mereka mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, merancang atau mengoordinasikan program pelatihan, dan menyediakan sumber daya untuk membantu karyawan memperoleh keterampilan baru dan meningkatkan pengembangan profesional mereka.

Kompensasi dan Tunjangan

Bagian personalia mengelola program kompensasi dan tunjangan perusahaan. Mereka menetapkan dan mengelola struktur gaji yang adil dan kompetitif, mengelola tunjangan karyawan, menangani proses penggajian.

Manajemen Kinerja

Bagian personalia menetapkan sistem dan proses evaluasi kinerja untuk menilai kinerja karyawan dan memberikan feedback. Mereka dapat merancang metrik kinerja, melakukan tinjauan kinerja, menetapkan tujuan, dan mengembangkan rencana peningkatan kinerja.

Hubungan Karyawan

Bagian personalia menangani masalah hubungan karyawan, memastikan lingkungan kerja yang positif dan produktif. Mereka menangani keluhan karyawan, menengahi konflik, dan memfasilitasi komunikasi antara manajemen dan karyawan. 

Kepatuhan Terhadap Hukum

Bagian personalia memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, peraturan, dan kebijakan perusahaan. Mereka selalu mengikuti perkembangan undang-undang ketenagakerjaan, menangani kontrak dan perjanjian karyawan, dan mengelola masalah hukum terkait karyawan.

Pengembangan Perusahaan

Personalia berkontribusi pada pengembangan dan implementasi strategi dan inisiatif yang mendukung pertumbuhan dan efektivitas organisasi secara keseluruhan. 

Kualifikasi Personalia

Untuk bekerja di bagian personalia atau sumber daya manusia (SDM), seseorang biasanya membutuhkan kombinasi kualifikasi pendidikan, keterampilan, dan kualitas pribadi. Meskipun persyaratan khusus dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan tingkat posisi, berikut ini adalah beberapa kualifikasi umum untuk personalia.

Pendidikan

Banyak posisi SDM membutuhkan gelar sarjana di bidang sumber daya manusia, administrasi bisnis, psikologi, atau bidang terkait. Beberapa posisi, terutama di tingkat yang lebih senior, mungkin membutuhkan gelar master di bidang SDM atau disiplin ilmu terkait.

Pengetahuan SDM

Pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip SDM, praktik, dan hukum ketenagakerjaan sangat penting. Pengetahuan tentang rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, kompensasi dan tunjangan, manajemen kinerja, dan peraturan ketenagakerjaan penting untuk peran personalia.

Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik sangat penting bagi para  personalia. Mereka perlu berkomunikasi secara efektif dengan karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan eksternal, serta menyusun kebijakan, laporan, dan korespondensi.

Keterampilan Interpersonal

Tenaga personalia harus memiliki keterampilan interpersonal yang kuat untuk membangun hubungan, berkolaborasi, dan bekerja secara efektif dengan individu di semua tingkatan organisasi. Hal ini termasuk kemampuan untuk menangani masalah hubungan karyawan, menengahi konflik, dan menjaga kerahasiaan.

Keterampilan Pemecahan Masalah dan Analitis

Personalia profesional harus memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis masalah terkait SDM dan mengembangkan solusi yang tepat. Kemampuan memecahkan masalah dan berpikir kritis yang kuat sangat berharga untuk menangani masalah karyawan, mengembangkan strategi SDM, dan membuat keputusan yang tepat.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Personalia

Perusahaan membutuhkan personalia, atau karyawan, untuk berbagai alasan. Berikut ini adalah penjelasan dari alasan-alasan tersebut.

Untuk Melakukan Pekerjaan yang Diperlukan

Personalia dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan penting yang membuat perusahaan tetap berjalan. Seperti membuat produk, menyediakan layanan, mengelola keuangan, dan menjual barang.

Untuk Mencapai Tujuan Perusahaan

Karyawan sering kali sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan, seperti meningkatkan penjualan, ekspansi ke pasar baru, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Untuk Mendukung Pertumbuhan Perusahaan

Personalia dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan dan ekspansi perusahaan. Seperti dengan mempekerjakan karyawan baru, membuka lokasi baru, atau mengembangkan produk atau layanan baru.

Untuk Mengelola Operasional Perusahaan

Personil dibutuhkan untuk mengelola operasional perusahaan sehari-hari, seperti memelihara peralatan, mengelola inventaris, dan menangani tugas-tugas administratif.

Untuk Menyediakan Keahlian

Karyawan sering kali dipekerjakan karena keterampilan, pengetahuan, dan keahlian khusus mereka, seperti di bidang keuangan, pemasaran, teknologi informasi, atau teknik.

Untuk Meningkatkan Produktivitas

Personalia sering kali penting dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi, seperti dengan menerapkan proses atau teknologi baru, memberikan pelatihan dan pengembangan, atau mengoptimalkan alur kerja.

Singkatnya, personalia adalah komponen penting dari setiap perusahaan atau organisasi, dan keterampilan, keahlian, serta kontribusi mereka sangat penting untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.